政策说明

1. 第一太平戴维斯物业顾问（上海）有限公司（以下亦称“我们”）尊重个人隐私并承诺严格落实和遵守《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称“《个保法》”）及其他相关法律法规的数据保护原则和规定。

惯例声明

我们收集的个人信息的类型

2．我们持有以下类型的个人信息 –

本政策提及的个人信息是指以电子或其他方式记录的与自然人有关的已识别或可识别的各种信息。某些个人信息在《个保法》下被归类为“敏感”数据，其中包括与医疗健康、种族或出生、生物识别、特定身份、金融账户、行踪轨迹、宗教信仰或政治观念、性取向等相关的个人信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。

与雇佣有关的记录，包括求职申请、个人资料、教育及职业资格、工作经历、薪资津贴、社保办理、劳动合同、住房及医疗福利、考勤记录、职业培训及发展、考评报告、行为准则及纪律等有关的信息。这些可能涉及您在应聘或入职时向我们提供的信息，包括但不限于电话号码、邮件地址、银行账户、健康状况、家庭情况和紧急联系人。

与行政管理有关的记录，包括公司行政职能收集的个人信息、包含您提供的信息的记录、以及为处理向我们提交的查询和投诉而收集的信息等。具体来说，这些可能涉及您亲属或关系密切者的信息、电话号码、邮件地址、邮政地址、通过面部识别系统收集的面部特征。

与客户有关的记录，包括在处理客户的会员申请、交易、物业管理、投诉和查询等过程中收集的个人信息。这些可能涉及电话号码、邮件地址、邮政地址、财务信息、产权证明、监控摄像头捕捉到的您的图像、您的住所和车辆信息。

其他包含个人信息的管理及程序记录。

为免疑问，本部分所列举的个人信息并未穷尽我们将向您收集的全部个人信息。我们向您收集的具体个人信息种类应以您在使用我们的产品和/或服务前授权同意我们收集并使用的信息为准。

我们保存个人信息的主要目的

3. 我们保存个人信息的主要目的如下：

出于招聘和人事管理之目的保存与雇佣有关的记录，包括职位调派、培训及职业发展、绩效考评及晋升、纪律要求、福利等。这些记录将包含您的人事档案，我们可能会基于您的档案开展背景调查，以核实您是否与我们的职位要求相匹配，为您安排差旅，提供商业保险，进行档案管理。

保存行政管理记录之目的在于履行各项办公室行政职能、回应和跟进查询和投诉事件等。这些记录包括但不限于用于确认是否存在利益冲突，为办公室安装门禁系统，以及在必要时开展内部调查。

保存客户记录之目的在于处理客户提交的会员申请、交易、物业管理、投诉和查询事宜等。这些记录用于通过我们购买、出售或出租物业，承租我们挂牌的物业，以及成为我们在管楼宇的业主或租户。

保存其他记录之目的各不相同，视记录的性质而定。这些记录用于订阅我们的研究报告、新闻或市场更新报道，采购仓储服务和设备，举办活动等。

我们如何处理您的个人信息

4. 下述（a）至（f）项是为了确保我们根据《个保法》及其他相关法律法规的数据保护原则和规定来处理我们所持有的个人信息。

(a) 个人信息的收集

5. 收集个人信息时，我们将满足以下条件：

i 收集个人信息的目的合法且与我们的职能或与开展符合我们合法利益的活动直接相关；

ii 收集方式合法且正当；

iii 收集的个人信息是必要的，仅限于实现处理目的的最小范围。

6. 向您收集个人信息时，我们会在收集当时或之前，以适当的格式和方式向您提供《个人信息收集声明》。对于收集不满十四周岁未成年人��个人信息，我们会向未成年人的父母或其他监护人提供《个人信息收集声明》。当您的个人信息被归类为敏感个人信息或确需向中华人民共和国境外提供的，我们会就此类信息取得您的单独同意。我们将采取切实可行的措施以确保–

i 您知晓向我们提供个人信息是强制要求还是出于自愿，如果是强制的要求，我们会告知您不提供个人信息的相应后果；

ii 我们以显著方式、清晰易懂的语言真实、准确、完整地向您告知个人信息的处理目的，处理的个人信息种类，个人信息处理者的名称或姓名和联系方式，个人信息的处理方式，向哪些第三方委托处理、共享、转移或公开披露您的个人信息，个人信息的保存期限，您所享有的查阅、更正等个人信息处理活动中的权利以及受理此类申请的相关人员的联系方式。

7. 请您知悉，以下情形中，我们收集、使用个人信息无需征得您的授权同意：

i 为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需；

ii 为履行法定职责或法定义务所必需；

iii 为应对突发公共卫生事件，或紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需；

iv 为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理的范围内处理个人信息；

v 依照《个保法》规定在合理的范围内处理个人自行公开或其他已经合法公开的个人信息；

vi 法律、行政法规规定的其他情形。

(b) 个人信息的准确性、保存期限和存储

8. 我们收集和维护的个人信息应准确、完整，并及时更正、补充，以满足处理目的的需要。

9. 我们保存有个人信息范围清单，其中包含我们留存的个人信息种类，收集、使用和披露个人信息的目的，以及个人信息的存储方式。我们会按年度对个人信息范围清单进行审核，以确保准确性和时效性。

10. 个人信息的保存期限不超出为实现处理目的所必要的最短时间。不再必要的个人信息应予删除，除非有任何法律禁止或从公众利益出发不应被删除。如果需要保留个人信息用于统计目的，我们会对这些信息进行匿名化处理，以使得有关个人无法再被识别。

11. 必要时，我们将根据有关记录管理的政策和程序对包含个人信息的记录进行销毁。纸质记录会被以不可逆转的方式进行销毁；电子记录则会被从存储介质中清除或销毁，再通过数据清洗或物理方式进行处置。

(c)个人信息的使用

12.所有收集到的个人信息仅用于与我们履行企业职责直接相关的目的。如有必要，在我们履行职能时，我们将根据《个保法》第二十一条至第二十七条的规定将您的个人信息向第三方进行委托处理、共享、转移、或公开披露。在适用的法律法规、司法程序、或政府主管部门强制性要求的情况下，相关个人信息也可能被披露给有权接收信息的其他实体。需要转移个人信息的，在收集您的个人信息时，我们会向您告知可能的信息接收方。涉及敏感个人信息的，我们将根据《个保法》第二十八条、第二十九条和第三十条的要求进行处理。此外，我们为处理不满十四周岁未成年人的个人信息制定了专门的个人信息处理规则。

13.如果个人信息的处理目的发生变更，我们会重新取得您的明确书面同意。在征求您的同意时，我们将采取切实可行的措施以确保(i) 以显著方式、清晰易懂的语言真实、准确、完整地向您提供信息；(ii)您知晓您有权拒绝同意或以书面形式撤回同意。

(d) 个人信息的安全性

14. 我们严格遵守相关安全标准和法规，并定期审查各类安全措施，以防止未经授权取得您的个人信息以及个人信息的丢失、泄露、使用、披露、篡改和删除。我们采用的安全措施包括但不限于：

i 合理确定个人信息处理的操作权限，对不需要知情的人员限制访问；

ii 定期审查并强化服务器、用户电脑、电子信息传输等保护个人信息的安全技术措施；

iii 定期更改IT设施、账务和人事系统等的密码；

iv 对所有运送至异地储存的备份存储设备进行加密；

v 限制员工出入存储机密信息的办公区域；

vi 制定内部管理制度和操作规程，向员工明确可以或不可以向致电者披露的个人信息类型以及履行恰当的身份验证程序以确认致电者的身份信息；

vii《个保法》第五十一条规定的其他措施。

(e)隐私政策及实操的透明度

15.您可通过我们的网站、小程序、应用和系统查阅本隐私政策及实操信息。

(f)您在个人信息处理活动中的权利

16.根据《个保法》的规定，个人对其个人信息的处理享有知情权、决定权。我们承认您有权向我们查阅、更正、转移、删除、限制或者拒绝他人对您的个人信息进行处理。您可通过以下方式书面联系我们以行使您在个人信息处理活动中的权力–

[第一太平戴维斯中国区数据保护官]收

邮寄地址：[中国上海市陕西南路288号环贸广场二期25楼，200031]

17.当您提交申请时，我们需要核验您的身份信息以确保您有权行使相应的权利。

18.我们可能就处理您的申请向您收取直接且必要的成本。我们会向您告知收费的金额。

19.我们通过权利申请登记表记录所收到的查阅、更正、转移、删除、限制或者拒绝他人对您个人信息进行处理的申请。

个人信息的跨境转移

20.当满足《个保法》第三十八条列出的任一条件时，您的个人信息可能被传送至中华人民共和国境外并实施处理。这些国家和地区的数据保护法律也许各不相同（并且，在某些情况下可能无法提供与在中华人民共和国境内同样程度的保护）。

21.我们租用亚马逊云服务器（AWS），并且我们的集团公司、关联公司和服务供方遍布世界各地。这意味着我们向您收集个人信息时，我们可能在任何一个国家或地区对其进行处理。

22.然而，我们会根据《个保法》第三十九条、第四十条的规定以及其他相关法律法规的数据保护原则和规定采取相应的措施保护您的个人信息。您可通过本隐私政策第十六条所述的方式书面联系我们以进一步了解我们给予您个人信息的详细保护措施。

事故报告及外泄处理

23.我们已制定事故报告及个人信息外泄处理的应急预案，以防止个人信息的丢失或泄露、或者我们有理由相信个人信息已遭泄露的情况。

持续更新及审核

24.我们会定期审核本隐私政策及实操信息，并对任何需要接触个人信息的人员进行培训以使其掌握更新后的政策。

Cookies及同类技术

Cookies及同类技术是一种在您访问、使用网站时，发送或下载到您设备的小型文件，使该网站能够识别用户的电脑。

当您浏览我们的网站时，网站会自动使用绝对必要的Cookies以维持其正常运作。对于其他非必要的Cookies，我们只会在征得您的同意、即您点击了通知横幅上“允许所有Cookies”按钮后才进行使用。

语言

本隐私政策以中文和英文撰写。中、英文版本如有歧义，以中文版本为准。